Lançamento de Notas Fiscais de Compra

Neste Tutorial, explicamos como realizar o lançamento de uma Nota Fiscal de Compra no sistema GransoftWeb, através da digitação manual ou através da importação do XML do Fornecedor.

Nesse tutorial, iremos demonstrar como dar entrada numa nota fiscal de compra de mercadoria de um fornecedor de produtos.

Vamos fazer uma simulação de compra utilizando um material já cadastrado no sistema. Acesse menu  ESTOQUES -> ESTOQUE DE PRODUTOS, para localizar o item desejado.

Nesse caso, utilizaremos o produto GRANITO TESTE PRETO para simulação de compra no sistema.

Hoje esse material possui um custo de $100,00, sendo esse o valor da última compra do fornecedor. O preço de venda final ao consumidor é de $200, considerando a margem de lucro de 100%.

O estoque autal do produto também encontra-se zerado, ou seja, a partir do momento em que atualizar a a nota de compra compra, será gerado uma entrada no estoque pela quantidade informada no romaneio e o custo do material também será alterado.

Existem duas formas de se lançar uma nota de compra no sistema: uma através da digitação manual, ou o método convencional... e a outra pela importação do xml do fornecedor. No lançamento manual, o usuário deverá informar todas as informações contidas no DANFE, de maneira manual, como número da nota, fornecedor, itens, tributação dos itens, quantidades, etc.

Pela importação do xml esse processo torna-se muito mais prático.

Nesse tutorial iremos fazer o lançamento através do processo manual, onde todas as informações da nota deverão ser digitadas no sistema.

Acessando o menu ESTOQUES -> ENTRADA / SAÍDA, será exibida uma aba na área de trabalho, onde é possível consultar a situação de todos os romaneios, notas fiscais de compra, e demais documentos que geram entrada ou saída do estoque. Aqui é possível consultar o status, ou a situação, de cada documento lançado no sistema. Vamos criar um novo documento indo no menu AÇÕES e selecionando a opção CRIAR NOVO ROMANEIO.

Será exibida uma janela solicitando que informe o fornecedor, que já deverá estar previamente cadastrado no sistema. Localize o fornecedor pelo nome, ou pelo código interno do sistema, ou através do CNPJ.

Selecione a OPERAÇÃO DE ESTOQUE que define o lançamento do documento.

Nesse caso, selecionaremos COMPRA DIRETA por se tratar de uma operação de compra. Lembrando que as operações de estoque ditam as regras de como o sistema deverá se comportar no momento em que for feita a finalização da nota.

Essas operações podem ser consultadas através do menu CADASTRO -> PARÂMETROS, selecionando a opção OPERAÇÕES DE ESTOQUE.

Podemos saber como o sistema irá processar a operação COMPRA DIRETA clicando no detalhe do parâmetro e visualizando as operações do mesmo.

Voltando ao lançamento da nota: Depois de informado o fornecedor, a operação de estoque, a NATUREZA DA OPERAÇÃO FISCAL da nota, clique em CRIAR DOCUMENTO. Será criada uma aba na área de trabalho, com as informações do Fornecedor já preenchidas.

Caso o Fornecedor possua uma CONTA CONTÁBIL informada no seu cadastro, essa CONTA é carregada automaticamente no documento. Caso contrário, o sistema irá trazer a conta padrão 115 - PAGAMENTO DE FORNECEDORES. Essa conta pode ser alterada clicando no ícone lupa.

Clique na aba ITENS para lançar os itens da nota. Clique em ADICIONAR PRODUTOS para inserir um novo item.

Localize o material no cadastro, informe a quantidade e o custo unitário.

Nesse exemplo, estaremos comprando 30 m2 a um custo bruto de $120. (Lembrando que o custo atual no sistema é de $100).

Clique no botão DETALHE DO PRODUTO que aparece ao lado da descrição do mesmo. Nesse formulário, lançaremos os demais valores, tais como: frete , IPI, Despesas acessórias e descontos.

Aqui pode lançar também as alíquoas de IPI, ICMS, PIS, COFINS e demais tributos destacados na nota.

O preenchimento das informações fiscais é obrigatório somente para as empresas que utilizam o GransoftWeb para gerar as demandas fiscais mensais, como, por exemplo, o SPED e o SINTEGRA. Caso não utiliza esses módulos do sistema, então não há necessidade de preencher essas informações.

Nesse exemplo, lançaremos apenas o % do ICMS e do IPI para demonstrar como o sistema realizará o cálculo do custo final.

Os valores de desconto, frete, seguro e outro também podem ser lançados na aba TOTAIS e serão rateados para cada produto.

Conforme for lançando os itens, você poderá consultar a composição do custo unitário, já com o rateio do frete, descontos e outras despesas através da aba RATEIO.

Certifique-se de salvar o documento para não correr o risco de perda de informação caso sua sessão expirar por inatividade. Se houver algum erro ou dado não informado, o sistema irá exibir um alerta no momento em que salvar o documento.

Na aba PARCELAMENTO, você lança as parcelas conforme acordado com o fornecedor. Você pode criar uma parcela com o valor total, e depois desmembrá-la em várias parcelas.

Uma vez criadas as parcelas, as mesmas poderão ser consultadas no CONTAS A PAGAR pela DATA DO VENCIMENTO.

Antes de atualizar o roameneio, você pode imprimir o DEMONSTRATIVO DE LANÇAMENTO na aba DADOS DO DOCUMENTO. Sugerimos que guarde esse relatório pois ele é um comprovante do lançamento do romaneio.

O Demonstrativo de Itens contém as informações dos lançamentos do documento, tais como: dados do fornecedor, o tipo de operação de estoque, o funcionário que fez a lançamento no sistema, lista do itens informados no documento, e a composição de custo unitário da compra,  e o desmembramento das parcelas lançadas no financeiro.

Certifique-se de que os totais estão iguais aos totais da nota do fornecedor e faça a atualização do documento. Clique no botão FINALIZAR (atualizar estoque). Aguarde até terminar o processo de atualização.

Esse é o momento em que o sistem processa a entrada do estoque e a atualização do custo no sistema. Uma vez atualizada, a nota não poderá mais ser alterada.

Depois da atualização, consulte a situação do produto no estoque:

Após atualização da nota, podemos consultar a entrada de 30M2 no estoque e a atualização do custo para 178,67. Nesse caso, houve a alteração do custo, porém o sistema respeitou o preço de $200 e reduziu a margem para 47,96%.

Podemos parametrizar o sistema para que altere o preço de venda respeitando o % definido da margem de lucro. Isso é definido através do parâmetro "Manter o Preço de Venda após atualização do custo?" em CONFIGURAÇÕES GERAIS DO SISTEMA.

Clicano no ícone LUPA ao lado da descrição do produto, podemos consultar o histórico da movimentação, onde consta o registro do lançamento da nota no sistema.